Debit note là gì? Các cách trình bày debit note phổ biến nhất hiện nay

Logistic là một ngành nghề khá hot và được rất nhiều người quan tâm tìm hiểu. Tuy nhiên, các thuật ngữ trong ngành này thường khá rắc rối và khó hiểu. Vậy khi tìm kiếm thông tin về lĩnh vực này, bạn đã bao giờ nghe đến khái niệm debit note là gì chưa? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau nhé

Debit note là gì?

Debit note ( debit memo) là tên gọi của một loại giấy báo nợ được sử dụng trong kinh doanh giữa 2 doanh nghiệp. Khái niệm này được sử dụng như một loại thông báo nhắc nhở đối phương về các khoản thanh toán chưa hoàn thành. Ở một số trường hợp, giấy báo nợ còn dùng để trả lại phí thừa hoặc điều chỉnh giá trị hóa đơn khi có sai sót trong quá trình nhập số liệu.

Ngoài ra, trong quá trình tiến hành giao dịch, nếu phát hiện thấy có sai sót trong các đơn hàng thì doanh nghiệp sẽ yêu cầu hoàn trả. Và debit memo sẽ được dùng để thể hiện các khoản giải ngân đi kèm

Ví dụ:

• Doanh nghiệp X và doanh nghiệp Y tiến hành giao dịch với nhau. Do một số trục trặc trong khi vận chuyển, hàng hóa của bên Y bị hư hỏng. Lúc này, bên X sẽ xuất ra một bản debit note để thông báo cho bên Y về những tổn thất này. Sau khi bên Y nhận được thông báo, họ sẽ tiến hành xác nhận và gửi trả cho bên X một credit note để bồi thường tổn thất
• Công ty A và công ty B ký với nhau 1 hợp đồng trị giá 5 tỷ đồng. Tuy nhiên trên hóa đơn lại ghi là 3 tỷ đồng, sau lệch so với giá trị thật 2 tỷ. Khi công ty A phát hiện ra sai sót, họ phải lập một bản debit memo để điều chỉnh lại sai sót này và gửi cho công ty B
• Doanh nghiệp E có hạng mục kinh doanh chính là vật liệu xây dựng. Do tình hình kinh doanh không được tốt, họ có nhu cầu cho thuê lại 1 phần kho chứa hàng hóa. Vậy, doanh nghiệp này sẽ xuất ra một giấy ghi nợ để các đối tác biết được mức giá cho thuê kho trên.

Vậy, có thể thấy giấy ghi nợ sẽ được vận dụng linh hoạt cho những khoản thanh toán khác nhau trong kinh doanh. Vì vậy, người kế toán cần nắm rõ nghiệp vụ của công ty để có cách vận dụng thật chính xác cho từng trường hợp.

Có thể bạn chưa biết: Creadit là gì? Creadit card là gì? Phân loại tín dụng như thế nào?

Debit note và credit note khác nhau như thế nào?

Khi tìm hiểu về debit note, rất nhiều người sẽ cảm thấy loại chứng từ này khá tương tự với credit note. Vậy 2 khái niệm này có gì khác nhau?

Credit note là gì?

Credit note ( credit memo) là một loại chứng từ dùng trong giao dịch sản phẩm giữa 2 doanh nghiệp. Nó do người cung cấp dịch vụ giao cho người mua với chi phí nhỏ hơn hoặc bằng chi phí ở hóa đơn. Đây là phương tiện giúp người mua và người bán dễ dàng tương tác với nhau. Cũng thông qua credit memo, người bán có thể trả lại tiền thừa cho khách hàng khi giao dịch bị dư.

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ đưa ra form credit note trong các trường hợp sau

• Sản phẩm được giao không đạt chuẩn yêu cầu
• Sản phẩm có trục trặc trong khoảng thời gian còn bảo hành
• Tỷ lệ giảm giá đã thỏa thuận không được sử dụng
• Một số liệu nào đó bị phóng đại so với hợp đồng

So sánh debit note và credit note

Thông qua 2 khái niệm đã nêu, chúng ta có thể hình dung được sự khác nhau giữa 2 chứng từ này như sau:

Debit memo được ngầm hiểu như một hóa đơn chỉnh sửa tăng. Nó được xuất ra bởi người mua hàng với mục đích là nhận về credit memo. Quá trình xuất này được thực hiện một cách nhanh chóng để nâng cao giá trị của hàng hóa so với hóa đơn trước.

Ngược lại, credit note là một dạng hóa đơn chỉnh sửa tăng và được cung cấp bởi người bán hàng. Mục đích chính của việc xuất hóa đơn này là để phản hồi lại giấy báo nợ. Và nó chỉ áp dụng cho những loại sản phẩm bị hoàn lại do sai sót

Nói chung, cả 2 hóa đơn đều có ý nghĩa điều chỉnh sai sót trong giao dịch. Chúng có tác dụng bổ trợ lẫn nhau, giúp quá trình trao đổi hàng hóa diễn ra được thuận lợi và suôn sẻ hơn. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ cách dùng của cả 2 loại để kịp thời áp dụng và xử lý cho phù hợp nhất với yêu cầu của đối tác kinh doanh.

Có thể bạn chưa biết: Airpay là gì và cách cài đặt, sử dụng như thế nào

Phân loại debit note

Như chúng ta đã biết, việc thu hồi nợ có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Vì vậy, để tăng tính chuyên nghiệp trong quá trình này, các doanh nghiệp có thể lựa chọn 2 hình thức phát hành giấy báo nợ như sau

• Dạng biên lai

Đây là dạng giấy báo nợ được dùng trong những trường hợp người mua chưa thanh toán đủ tiền hàng cho bên bán. Nếu trong khoảng thời gian này, người mua phát hiện số hàng hóa nhận được có trục trặc, họ có thể trả lại hàng. Và kèm theo đó là một bản giấy báo nợ dưới dạng biên lai

• Dạng bưu thiếp

Giấy báo nợ dạng bưu thiếp thông thường được áp dụng khi bên bán muốn nhắc nhở người mua về số nợ cần trả. Ngoài ra, debit memo dạng này cũng hay gặp trong trường hợp kiểm tra các chứng từ và hóa đơn đã phát hành.

Với cách thức trình bày ở dạng bưu thiếp, cả người nhận lẫn người gửi đều cảm thấy thoải mái và nhẹ nhàng hơn. Vì vậy, trong những trường hợp không quá gấp rút, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng chúng để trao đổi thông tin.

Trên đây là một số kiến thức để giải đáp cho câu hỏi “debit note là gì?” mà chúng tôi muốn gửi đến bạn. Hy vọng những thông tin này sẽ có ích cho bạn trong quá trình giao dịch hàng hóa. Bên cạnh đó hãy truy cập ngay ReviewAZ để nhận được nhiều thông tin bổ ích khác.

Có thể bạn chưa biết: Napas là gì có công dụng như thế nào? Một số ngân hàng phát hành thẻ Napas