Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục xin chứng nhận lãnh sự tại cơ quan chức năng

Trong quá trình xin VISA đi du lịch, du học, xuất khẩu lao động,.. các loại giấy tờ của bạn đều được cơ quan chức năng yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự. Đây là cơ sở để bạn có thể sinh sống, hoạt động tại nước ngoài một cách hợp pháp. Vậy trên thực tế hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Các thủ tục thực hiện ra sao? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau nhé

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục chứng nhận các loại giấy tờ từ nước ngoài để được phép lưu thông, sử dụng ở Việt Nam. Ngược lại, đây cũng có thể là một quy trình xác nhận giấy tờ của cơ quan đại diện Việt Nam để nó được phép lưu hành tại nước ngoài.

Việc chứng nhận lãnh sự đơn giản là xác nhận khả năng lưu hành của giấy tờ bằng các chữ ký và con dấu có thẩm quyền. Ngoài ra, nó hoàn toàn không có ý nghĩa đảm bảo về mặt nội dung, ý nghĩa cho các loại giấy tờ ấy.

Và như chúng ta đã nói ở trên, chứng nhận lãnh sự sẽ giúp các tài liệu nước ngoài bắt đầu có giá trị pháp lý và được sử dụng một cách hợp pháp. Như một số công ty nước ngoài khi muốn hợp tác và làm việc trong thị trường Việt Nam, họ buộc phải tiến hành hợp pháp lãnh sự.

Đây cũng là một cách để bảo vệ lợi ích, quyền lợi cho những người Việt Nam ở nước ngoài. Kèm theo đó, cơ quan chức năng cũng sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát và quản lý những người nước ngoài tạm trú. Từ đó, những người này sẽ có trách nhiệm và kỷ luật hơn khi sinh sống tại Việt Nam

Có thể bạn quan tâm: Thông tin chi tiết về SAT là gì? Chứng chỉ SAT có thực sự quan trọng?

Các loại giấy tờ liên quan

Tại Nghị định số 111/ 2011 NĐ-CP đã quy định rõ những loại giấy tờ được và không được phép hợp pháp lãnh sự. Đây chính là cơ sở để các cán bộ Ngoại vụ tiến hành xác nhận, hỗ trợ theo đúng nghiệp vụ của mình

Các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa

Tại điều 9 của Nghị định, Chính phủ đã quy định 4 loại giấy tờ thuộc các hạng mục như sau sẽ được phép miễn hợp pháp hóa

• Giấy tờ, tài liệu được chuyển đi trực tiếp hoặc những giấy tờ chuyển giao bằng đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của 2 quốc gia
• Giấy tờ, tài liệu nằm trong danh mục được phép miễn chứng nhận theo quy định của chính phủ nước ta
• Giấy tờ, tài liệu có chứng nhận đã phù hợp với quy định pháp luật của quốc gia. Giấy tờ mà cơ quan tiếp nhận không có yêu cầu cần phải hợp pháp hóa
• Giấy tờ, tài liệu theo quy định quốc tế là được miễn chứng nhận lãnh sự ở các nước thuộc thành viên của điều ước

Các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa

Tiếp theo, với các loại giấy tờ sau đây, nhân viên Ngoại vụ sẽ có nghĩa vụ từ chối cấp chứng nhận lãnh sự

• Giấy tờ, tài liệu có chứa các nội dung xâm phạm, ảnh hưởng hoặc làm tổn hại đến lợi ích của quốc gia
• Giấy tờ, tài liệu có chứa con dấu và chữ ký. Tuy nhiên, đó không phải làn con dấu và chữ ký gốc
• Giấy tờ, tài liệu thuộc bộ hồ sơ đề nghị chứng nhận hợp pháp hóa không đúng quy định hoặc có các chi tiết bị mâu thuẫn
• Giấy tờ, tài liệu đã được làm giả mạo hoặc được dựng nhận theo một quy trình không đúng với yêu cầu của pháp luật
• Giấy tờ, tài liệu đã qua tẩy xóa hoặc sửa chữa nhưng không có kèm theo văn bản đính chính

Có thể bạn quan tâm: FMCG là gì? Có nên làm việc trong ngành FMCG không?

Xin hợp pháp hóa lãnh sự cần những hồ sơ thủ tục nào?

Tất cả những cá nhân, tổ chức có nhu cầu được chứng nhận lãnh sự tài liệu, giấy tờ đều bắt buộc phải tiến hành thực hiện các thủ tục dưới đây

Thủ tục hồ sơ

Tại trụ sở cơ quan đại diện , người xin hợp pháp hóa cần trình lên một bộ hồ sơ đầy đủ các chứng nhận như sau

• 1 bản khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu của Bộ Ngoại giao
• Bản gốc của các giấy tờ tùy thân ( chứng minh nhân dân/ căn cước công dân,...)
• Trong trường hợp người xin chứng nhận nộp hồ sơ qua bưu điện thì gửi kèm 1 ảnh chụp giấy tờ tùy thân rõ nét
• Toàn bộ giấy tờ và tài liệu cần được chứng nhận lãnh sự. Các giấy tờ, tài liệu này phải có chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài hoặc Bộ Ngoại giao trước đó
• Nếu giấy tờ, tài liệu đó không được chấp nhận về mặt ngôn ngữ thì chuẩn bị thêm 1 bản biên dịch. Ngôn ngữ dịch có thể là tiếng Việt, tiếng Anh hay bất kỳ tiếng nước ngoài nào mà nhân viên tiếp nhận hồ sơ có thể đọc hiểu.
• 1 bản chụp toàn bộ các tài liệu đã liệt kê để lưu trữ tại cơ quan
• Trong một số trường hợp cần thiết, người đề nghị hợp pháp hóa cần xuất trình thêm tài liệu bổ sung của giấy tờ kèm 1 bản chụp để lưu trữ
• Cơ quan đại diện có thẩm quyền tiến hành đối chiếu chức danh, chữ ký và con dấu trong hồ sơ với bản lưu trong hệ thống và đưa ra chứng nhận
• Thông thường, thời gian giải quyết hồ sơ là 1 ngày làm việc. Trong trường hợp giấy tờ cần xác nhận có số lượng từ 10 tờ trở lên thì thời gian có thể kéo dài hơn. Tuy nhiên không được phép kéo dài quá 5 ngày

Địa điểm trình hồ sơ chứng nhận

Địa điểm nộp hồ sơ yêu cầu chứng nhận hợp pháp hóa đã được quy định sẵn tại các cơ quan

• Bộ Ngoại giao: Bao gồm đơn vị tiếp nhận của Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và các cơ quan ngoại vụ đã được Bộ Ngoại giao ủy quyền
• Cơ quan đại diện có thẩm quyền của Việt Nam ở nước ngoài: Người nộp có thể gửi trực tiếp hồ sơ đến văn phòng đại diện, cơ quan lãnh sự được ủy quyền tại các trụ sở chức năng.
• Mức phí yêu cầu cho mỗi lần nộp hồ sơ xin hợp pháp hóa là 30.000 VNĐ

Trên đây là một số thông tin xoay quanh vấn đề “hợp pháp hóa lãnh sự là gì?” và các quy trình cần thiết khi tiến hành thủ tục. Hy vọng những chia sẻ này của ReviewAZ sẽ có ích cho bạn khi tìm hiểu về các quy định trong quản lý hành chính trong và ngoài nước

Có thể bạn quan tâm: Fob là gì? Fob có vai trò như thế nào trong cuộc sống?