Kaizen là gì? Quy trình tiến hành Kaizen như thế nào?

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang ứng dụng các triết lý kinh doanh của Nhật Bản nhằm cải tiến về chất lượng. Một trong số đó không thể không nhắc đến Kaizen triết lý giáp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ nhất. Vậy bạn đã biết kaizen là gì? Quy trình tiến hành kaizen như thế nào chưa? Hãy cùng ReviewAZ khám phá ngay sau đây nhé!

Kaizen là gì?

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế có nguồn gốc từ Nhật Bản. Tên của nó được ghép bởi 2 từ tiếng Nhật “kai” có nghĩa là thay đổi, từ “zen” có nghĩa là tốt hơn. Vậy thuật ngữ kaizen có nghĩa là thay đổi để tốt hơn hay cải tiến liên tục. Trong tiếng anh thuật ngữ được viết là: “ongoing improvement”.

Triết lý kaizen ở đây có nghĩa sự cải tiến liên tục trong đời sống xã hội, đời sống cá nhân và cả môi trường làm việc. Khi các doanh nghiệp áp dụng triết lý này nó sẽ tác động đến cả người lãnh đạo và nhân viên.  

Kaizen xuất phát từ Nhật Bản có lịch sử hơn 50 năm được công ty Toyota khai triển đầu tiên. Hiện nay kaizen đã được áp dụng rộng rãi khắp thế giới với đa lĩnh vực.

Quy trình thực hiện kaizen không cần các kỹ thuật phức tạp hay sử dụng công nghệ hiện đại mà chất lượng sản phẩm, dịch vụ vẫn được nâng cao, chi phí hoạt động giảm.

Các nguyên tắc của triết lý Kaizen

Khi áp dụng triển khai Kaizen dù là doanh nghiệp thuộc lĩnh vực nào, ở quy mô nào cũng cần tuân thủ 10 nguyên tắc sau đây:

Tập trung lợi ích khách hàng 

Đây là nguyên tắc đầu tiên của kaizen, sản phẩm hay dịch vụ doanh nghiệp cung cấp phải được định hướng đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng. Doanh nghiệp cần tập trung vào cải tiến chất lượng và quản trị chúng thật tốt để gia tăng lợi ích, tối đa hóa sự hài lòng. Đồng thời loại bỏ các hoạt động không cần thiết, không phục vụ cho người tiêu dùng.

Không ngừng cải tiến

Nguyên tắc thứ 2 không ngừng cải tiến được hiểu là hoàn thành không có nghĩa là đã kết thúc. Bởi khách hàng luôn không ngừng đòi hỏi về những sản phẩm tốt hơn, cao hơn. Nên doanh nghiệp chỉ hoàn thành giai đoạn này để chuyển sang một giai đoạn kế tiếp.

Xây dựng văn hóa làm việc

Môi trường làm việc ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công quả công việc. Nguyên tắc này muốn nói đến văn hóa làm việc của từng cá nhân. Mỗi nhân viên đều phải có trách nhiệm hoàn thành công việc được giao, quy chịu trách nhiệm với những sai lầm, không đổ lỗi. Từng cá nhân làm việc với năng lực tối đa, cùng nhau sửa lỗi vì lợi ích chung.

Thúc đẩy văn hóa mở

Thúc đẩy văn hóa mở nguyên tắc này doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa nhìn nhận sai sót, điểm yếu và yêu cầu sự giúp đỡ lẫn nhau.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần xây dựng truyền thông nội bộ để mọi người có thể cập nhật tin tức thuận lợi, nhanh chóng, dễ dàng trao đổi kinh nghiệm.

Khuyến khích teamwork

Xây dựng nhân sự làm việc theo nhóm để hoàn thành công việc tốt hơn. Trong nhóm cần phân rõ trưởng nhóm và thành viên. Mỗi thành viên đều tôn trọng ý kiến, tính cách lẫn nhau.

Kết hợp các bộ phận

Trong một dự án bố trí, tận dụng nguồn lực từ các bộ phận có chức năng khác nhau, khi cần thiết có thể sử dụng nguồn lực từ bên ngoài.

Tạo lập các mối quan hệ

Doanh nghiệp không nên tạo dựng các mối quan hệ tiêu cực như: kẻ thù, đối đầu,...Mà nên xây dựng EVP tạo dựng niềm tin, lòng trung thành của mỗi nhân viên để họ sẵn sàng làm việc lâu dài. Doanh nghiệp đầu tư các chương trình nhằm đào tạo các kỹ năng giao tiếp cho các cấp quản lý và nhân viên.

Rèn luyện kỷ luật

Nguyên tắc kaizen này có nghĩa là mọi cá nhân phải tuân thủ theo quy định, quy luật của xã hội. Nhân viên chấp nhận hy sinh các quyền lợi của cá nhân để đồng nhất giá trị, sứ mệnh của doanh nghiệp.

Thông tin nhân viên

Nhân viên cần nắm bắt được thông tin, tình hình hiện tại của công ty, đồng thời thông tin cũng là kênh để san sẻ những khó khăn của nhân viên đang mắc phải.

Thúc đẩy năng suất

Đây là nguyên tắc cuối cùng của triết lý kaizen đề cao tinh thần trách nhiệm, phát huy sự chủ động, khuyến khích ý kiến và công nhận thành tích.

Có thể bạn chưa biết: CO là gì? Hướng dẫn thực hiện thủ tục xin cấp CO

Những lợi ích khi ứng dụng Kaizen

Doanh nghiệp sẽ thu về được những lợi ích gì mà có nhiều doanh nghiệp lại ứng dụng kaizen đến như vậy. Sau đây là những lợi ích cụ thể mà Kaizen mang lại:

Lợi ích hữu hình

• Ứng dụng kaizen doanh nghiệp giảm được chất lượng sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, giảm lượng tồn kho. Từ đó, giảm được sự lãng phí trong sản xuất, nâng cao năng suất doanh nghiệp.
• Nhân viên được trau dồi nâng cao các kỹ năng từ đó cải thiện được các hoạt động vận hàng của công ty.
• Tích lũy được những cải tiến nhỏ để xây dựng tạo ra những kết quả to lớn hơn trong tương lai.

Lợi ích vô hình

• Nâng cao được tinh thần cá nhân, tập thể nội bộ đoàn kết tạo nên môi trường làm việc lành mạnh.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tốt đẹp như: thói quen tiết kiệm, sạch sẽ, san sẻ,...
• Từng cá nhân được ghi nhận thành tích, khuyến khích tạo động lực để cải tiến hiệu quả.

Có thể bạn chưa biết: CIF là gì? Trách nhiệm của các bên liên quan khi sử dụng CIF

Quy trình tiến hành kaizen như thế nào?

Để thực hiện thành công kaizen doanh nghiệp có thể tham khảo các bước tiến hành sau đây:

Bước 1: Lựa chọn phạm vi hoạt động

Đầu tiên doanh nghiệp nên chọn bộ phận cần thiết áp dụng và có tính khả thị để tiến hành thử nghiệm. Sau đó mới tiến hành mở rộng đến các phòng ban, bộ phận khác rồi mới áp dụng cho quy mô toàn doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định thực trạng và mục tiêu doanh nghiệp hiện tại

Tìm hiểu và đánh giá thực trạng thực tế tránh tình trạng: không đủ nguồn lực, vượt quá khả năng, lệch mục tiêu phát triển,...Kaizen không tốn nhiều chi phí nhưng cần sự nỗ lực trong thời gian dài.

Bước 3: Phân tích dữ liệu

Sau khi thu thập được các thông tin đánh giá doanh nghiệp thì bộ phận quản lý cần xác định được nguyên nhẫn dẫn đến thực trạng gặp phải.

Bước 4: Xác định biện pháp

Từ số liệu thống kê trước đó đã tìm được nguyên nhân vấn đề, bạn hãy đưa ra các giải pháp.

Bước 5: Thực hiện giải pháp

Đây là bước thực hiện kaizen theo kế hoạch đã được lập. Trong quá trình thwujc hiện cần thường xuyên giám sát, kiểm tra mọi thông tin.

Bước 6: Xác nhận kết quả

Thu thập các số liệu, dữ liệu để đánh giá kết quả khi ứng dụng biện pháp kaizen đã đưa ra trước đó.

Bước 7: Sửa đổi các tiêu chuẩn

Trong quá trình tiến hành kaizen bạn có thể nhận ra được một số khuyết điểm khi áp dụng vào thực tế doanh nghiệp. Từ đó, nhanh chóng sử đổi để có kết quả tối ưu hơn

Bước 8: Xác định các dự án tiếp theo

Thực hiện triết lý kaizen không thể mang lại hiệu quả một cách nhanh chóng. Hãy thực hiện để rút từng kinh nghiệm nhỏ nhặt qua các lần thực hiện để có được thành quả tốt nhất.

Hy vọng những thông tin hữu ích của bài viết sẽ hữu ích cho bạn đọc hiểu được kaizen là gì? Cách thức thức tiến hành kaizen như thế nào? Để có thêm những thông tin thú vị hơn hãy truy cập vào website của chúng tôi và đừng quên bấm theo dõi nhé.

Có thể bạn chưa biết: Debit note là gì? Các cách trình bày debit note phổ biến nhất hiện nay