Packing list là gì? Nội dung nào cần có trên hóa đơn đóng gói hàng?

Trong ngành xuất nhập khẩu hàng hóa thì packing list là một thứ không thể thiếu. Nó là chứng từ để xác nhận số hàng đã được chuyển đi chuyển đến như thế nào. Để biết được cụ thể thì packing list là gì? Có những loại hay mẫu nào? Chúng tôi sẽ đưa ra một số thông tin trong bài viết bên dưới.

Packing list được hiểu là gì?

Packing list tức là phiếu bảng kê và phiếu chi tiết hàng hóa. Nội dung của nó mô tả chi tiết những lô hàng được xuất và nhập khẩu như thế nào. Theo nhiều nghĩa thì nó được gọi là chi tiết đóng gói hoặc danh sách đóng gói.

Về cơ bản nó cũng giống như hóa đơn trong ngành thương mại. Người dùng có thể sử dụng bảng mẫu packing list có sẵn. Hoặc chỉnh sửa và bổ sung những gì cần thiết cho kiện hàng xuất nhập khẩu của mình. Trên phiếu đóng gói hàng hóa cần phải thể hiện đầy đủ thông tin về lô hàng cũng như các bên có liên quan.

Packing list có những loại nào?

Mặc dù đây là chứng từ sử dụng trong ngành hàng xuất nhập khẩu nhưng nó vẫn được phân ra nhiều loại. Mỗi loại sẽ được ứng dụng trong một ngành cụ thể khác với những ý nghĩa và nội dung khác nhau. Chi tiết các loại thuộc packing list như sau:

Detailed packing list

Detailed packing list tức là phiếu đóng gói chi tiết. Tên gọi của nó đã thể hiện được toàn bộ nội dung có trong phần lá phiếu. Nó sẽ bao gồm chi tiết của lô hàng như ngày tháng năm xuất nhập khẩu; địa chỉ đến đâu;... Mẫu phiếu này được dùng để người mua và người bán trực tiếp giao dịch với nhau.

Neutral packing list

Mọi nội dung của phiếu đóng gói tập trung (Neutral packing list) đều giống với phiếu đóng gói chi tiết ở trên. Tuy nhiên có một điểm khác biệt đó là nó không có tên của người bán hàng. Thông thường lá phiếu này chỉ dùng để giao dịch tại nơi tập kết hàng hóa trong khi chờ chuyển tiếp đến địa điểm cuối.

Packing and weight list

Loại phiếu này có đầy đủ thông tin nhất về kiện hàng, loại hàng hóa của bạn. Nó sẽ bao gồm danh sách đóng gói và trọng lượng hàng hóa. Điểm nổi bật của nó là giúp cho người mua và người bán dễ dàng quản lý được tình trạng hàng hóa.

Có thể bạn chưa biết: Những thông tin chung về Iss là phí gì? Có những loại Iss nào?

Tác dụng của packing list là gì?

Có thể nói trong mỗi kiện hàng hóa xuất nhập khẩu thì việc chuẩn bị và đi kèm một tờ phiếu đóng gói hàng hóa là rất quan trọng. Nó như là một cuốn sổ tay nhỏ ghi lại toàn bộ thông tin liên quan đến hàng hóa, cụ thể như sau:

• Giúp cho đơn vị vận chuyển và người mua biết được thông tin cụ thể của hàng hóa như số kiện, số pallet; hoặc có bao nhiêu kiện hàng được đóng trong các thùng hàng;
• Cung cấp thông tin về số lượng hàng có trong container cho đơn vị vận chuyển, nó có trọng lượng như thế nào?
• Cách thức vận chuyển hàng hóa ra làm sao? Công nhân sẽ bốc tay trực tiếp hay phải dùng đến máy móc vận chuyển;...
• Thời gian dự tính để dỡ kiện hàng và di chuyển phải mất bao lâu. Thông thường thông tin này sẽ do nhà cung cấp ghi rõ để đơn vị vận chuyển biết cách thực hiện;
• Vị trí chính xác của kiện hàng ở đâu. Khi sản phẩm bị lỗi hay gặp vấn đề trong quá trình vận chuyển thì phải liên hệ cho ai, khiếu nại với nhà sản xuất qua địa chỉ như thế nào?
• Truy tìm thông tin ca sản xuất, số máy, quản đốc trực tiếp quản lý kiện hàng.

Nói tóm lại thì packing list như là một bộ chứng từ xuất nhập khẩu mà bất cứ kiện hàng nào cũng phải có. Nếu bạn chưa quen với việc đọc chứng từ hàng hóa thì cần phân biệt hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói trong thương mại. Bởi hai loại thông tin này thường khá giống nhau và có nhiều thông tin trùng với nhau và có các dữ liệu đặc thù riêng.

Có thể bạn chưa biết: Partner là gì? Ý nghĩa của partner trong lĩnh vực kinh doanh

Những nội dung nào có trong packing list?

Mỗi chuyến hàng nhập hàng hay xuất hàng đều cần đến bảng kê chi tiết để có thể giúp các bên liên quan hoạt động được tốt hơn. Trên mỗi bảng kê khai sẽ cần đảm bảo những nội dung như sau:

• Header (Tiêu đề trên): Nó chứa thông tin cơ  bản của kiện hàng bao gồm tên, logo, địa chỉ, số điện thoại và fax của công ty
• Seller (người bán): Tên, địa chỉ, số điện thoại và fax của đơn vị xuất hàng
• Số và ngày đóng gói hàng: Nó có tác dụng để giải quyết tranh chấp và truy xuất nguồn gốc hàng hóa
• Buyer (người mua): Tên, địa chỉ, số điện thoại và fax của đơn vị nhập hàng
• Ref No (Số tham chiếu): Bao gồm các thông tin về số lượng đơn hàng có bao nhiêu hay những phần ghi chú về Notify Party. Nó thường được sử dụng để thanh toán L/C thì mới cần ghi thêm thông tin này để thông báo khi hàng đến
• Địa điểm cảng bốc hàng (Port of Loading):  Ví dụ: Hai Phong port, Viet Nam; Cua Lo port, Viet Nam,...
• Địa chỉ cảng đến (Port of Destination): Ví dụ: Manila port, Philippines; Port Klang port, Malaysia…
• Vessel Name: biểu thị số hiệu, chuyến và tên tàu vận chuyển
• ETD (Estimated Time Delivery): thời gian dự kiến khởi hành của chuyến hàng
• Product (Mô tả hàng hóa): Các thông tin liên quan đến kiện hàng như ký hiệu, mã sản phẩm,...
• Quantity: Số lượng bao nhiêu hàng theo mỗi đơn vị. Ví dụ: 100000 pcs là 100000 cái…
• Packing: Số lượng bao nhiêu kiện, thùng và hộp đóng gói theo đơn vị ở dưới
• NWT (Net weight): Trọng lượng tịnh của hàng. Lưu ý là chỉ tính trọng lượng của hàng hóa
• GWT (Gross weight): Nó sẽ là trọng lượng của tất cả kiện hàng bao gồm thùng đựng, dây buộc,...
• Remark: Những ghi chú thêm (ví dụ như tất cả có 200 kiện thì kiện từ số 1 – 100 là đóng cho hàng nhãn mác A, kiện từ số 100-200 là đóng cho hàng nhãn mác B…)
• Xác nhận của bên bán hàng: Ký, đóng dấu

Trên đây là những thông tin chi tiết nhất để giải đáp thắc mắc packing list là gì. Hy vọng rằng kiến thức mà chúng tôi cung cấp đã giúp bạn hiểu thêm được về ngành xuất nhập khẩu hàng hóa. Nếu cần thêm tư vấn hãy truy cập vào website ReviewAZ của chúng tôi nhé.

Có thể bạn chưa biết: ROCE là gì? Những lưu ý cần biết khi sử dụng chỉ số ROCE