KPI là gì? Hướng dẫn các bước xây dựng KPI hiệu quả nhất hiện nay

Theo một số thống kê của các tổ chức kinh tế trên toàn cầu, KPI được xem là 1 trong 10 công cụ hỗ trợ quản lý được tìm kiếm nhiều nhất. Đây là phương pháp đã nhận được sự hài lòng từ phía các nhà quản lý trong suốt nhiều năm liền. Vậy bạn có biết KPI là gì không? Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn qua bài viết dưới đây nhé.

KPI là gì?

KPI là tên viết tắt của từ tiếng Anh Key Performance Indicator, dịch sang tiếng Việt là chỉ số hiệu suất công việc. Đây là một thước đo thường gặp khi sử dụng trong các phòng ban trong công ty hay doanh nghiệp.

Với mỗi đơn vị hoạt động tập thể, chỉ số này được coi là một hạng mục không thể thiếu. Nhờ có KPI, người quản lý, giám sát có thể trực tiếp đánh giá hiệu quả công việc. Từ đó kịp thời đề ra những phương án giải quyết sao cho phù hợp nhất.

Ngoài ra, chỉ số hiệu suất công việc còn khá được ưu ái nhờ sở hữu hàng loạt các lợi ích như

• Định hình chính xác mô hình chất xám hiện hữu của doanh nghiệp. Xây dựng chiến lược mục tiêu sát sao nhất cho từng cá nhân
• Công cụ đo lường và triển khai hiệu quả và thiết thực nhất cho mọi chiến lược hoạt động.
• Giúp người đứng đầu dễ dàng cập nhật tình trạng hoạt động hiện tại của đơn vị
• Giúp bộ phận quản lý có cơ sở để đưa ra một chế độ lương thưởng công bằng và hợp lý nhất có thể. Từ đó tạo động lực để người lao động phấn đấu, nỗ lực nhiều hơn
• Người lao động dựa vào đó phân loại được mức độ ưu tiên của công việc

Có thể bạn quan tâm: Tài sản cố định là gì? Hướng dẫn phân loại tài sản cho các doanh nghiệp

Phân loại KPI trong công việc

Tuy đều được dùng trong lĩnh vực kinh tế - dịch vụ nhưng tùy theo nghiệp vụ của từng đơn vị, KPI sẽ có những đặc điểm khác nhau. Và để dễ hiểu hơn, ta có thể chia chỉ số này thành 2 loại cơ bản

• KPI chiến lược

Đây là chỉ số hiệu suất về các mục tiêu như tài sản, market share, profit,...Nói một cách đơn giản, những mục tiêu này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự hoạt động của công ty.

Ví dụ: Công ty A có chiến lược đặt ra là phải đạt được doanh số bán hàng trong năm 2021 này là 100 tỷ đồng. Vậy nếu hết năm nay, công ty không đạt được con số này thì sẽ ảnh hưởng nhiều đến tài chính. Có thể là ngân sách bị thiếu hụt, nhà đầu tư rút vốn,... chẳng hạn

• KPI chiến thuật

Mục tiêu chiến thuật là những kế hoạch nhỏ được đề ra để giúp công ty đến gần hơn với mục tiêu chiến lược.

Ví dụ: Bộ phận nhân sự đề ra mục tiêu cho tháng 8 này là phải đạt được 200 CV sales cho mỗi kênh truyền thông. Nếu đạt được con số này, công ty sẽ có sự tăng lên đáng kể về mặt nhân lực, chất xám. Từ đó nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc và đem lại nhiều lợi ích về mặt tài chính

Có thể bạn quan tâm: Lợi tức là gì? Lợi tức và lãi suất có khác nhau không?

Các bước xây dựng KPI hiệu quả nhất cho công việc

Với bất kỳ một nhân viên nào hoạt động trong các phòng ban của doanh nghiệp, xây dựng KPI (chỉ số hiệu suất công việc) là một yêu cầu tối thiểu nhất. Và để thực hiện được mục tiêu này, bạn sẽ cần phải tiến hành các bước như sau

Bước 1: Xác định đối tượng

Để xác định cá nhân/ tập thể trong xây dựng mục tiêu hoạt động, có thể tiến hành qua 2 cách như

• Bộ phận quản lý, nhân sự sẽ cung cấp sẵn cho các bộ phận, phòng ban danh sách mục tiêu cần tiến hành. Tuy nhiên đôi lúc các chỉ số đưa ra sẽ có sự chênh lệch nhất định với thực tế. Vì vậy, hệ thống mục tiêu sau khi xây dựng xong nên được thẩm định lại lần nữa bởi các bộ phận có thẩm quyền
• Người quản lý, giám sát trực tiếp của các bộ phận là người nắm rõ nhất tính hình công việc, nhiệm vụ, mục tiêu của đơn vị. Vì vậy, những người này có thể tự mình phân công, chia nhỏ công việc cho cấp dưới của mình

Bước 2: Xác định chỉ số mục tiêu

Sau khi đã hoàn thành công việc xác định đối tượng của công việc, tiếp theo bạn cần nắm rõ các chỉ số tối thiểu cần đạt được. Ở bước này, bạn có thể tiến hành theo thứ tự SMART như sau

• Specific: mục tiêu chi tiết
• Measurable: các mục tiêu cho thể tính toán được
• Attainable: các mục tiêu có khả năng hoàn thành
• Relevant: mục tiêu trên thực tế công việc
• Timebound: mục tiêu được tiến hành có thời hạn cụ thể

Bước 3: Đánh giá khả năng hoàn thành

Tiếp theo, chúng ta tiến hành áp dụng những chỉ tiêu vừa xây dựng xong vào trong thực tế. Có thể phân nhóm các công việc về 3 phần chính

• Nhóm 1: ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu chung, mất khá nhiều thời gian để thực hiện
• Nhóm 2: ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu chung, tốn thời gian tương đối để thực hiện
• Nhóm 3: ảnh hưởng rất ít đến mục tiêu chung, tốn rất ít thời gian để thực hiện

Bước 4: Tạo mối liên hệ giữa chỉ số hiệu quả và mức thưởng thực tế

Để tăng năng suất, tạo động lực cho người lao động thì chúng ta cần đưa ra một mức thưởng phạt nhất định cho mỗi mức độ hoàn thành công việc. Chính sách thưởng phạt này có thể được đưa ra sẵn bởi các quản lý cấp cao của phòng ban, đơn vị. Ngoài ra, mỗi người xây dựng hệ thống hoặc nội bộ nhân viên với nhau vẫn có thể tự mình quy định sao cho phù hợp

Bước 5: Điều chỉnh kế hoạch lần cuối

Để KPI đạt ý nghĩa chính xác nhất, bạn cần điều chỉnh số liệu sao cho phù hợp nhất với từng thời điểm. Hãy xem xét các chỉ số để đạt hiệu quả tối ưu trong 1 - 2 tháng đầu tiên. Sau khi cảm thấy đã ổn định, tiếp tục duy trì chỉ số này trong vòng ít nhất là 1 năm.

Cuối cùng, liên tục chỉnh sửa và duy trì theo từng chu kỳ công việc là xong

Trên đây là thông tin về vấn đề “KPI là gì” mà chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức cơ bản về lĩnh vực này. Và cũng đừng quên thường xuyên cập nhật những thông tin mới nhất từ ReviewAZ hàng ngày nhé

Có thể bạn chưa biết: Cách tính thuế tncn - thu nhập cá nhân.Trường hợp nào phải nộp thuế tncn?