PMS là gì? PMS có ứng dụng như thế nào trong kinh doanh khách sạn?

Kinh doanh khách sạn cần những gì để tồn tại trong thị trường cạnh tranh? Để thành công, khách sạn cần có đặt phòng trực tuyến và cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc. Từ đó, PMS là một loại phần mềm hiện đang được nhiều khách sạn sử dụng trong kinh doanh. Vậy PMS là gì và PMS có những chức năng nào? Tất cả sẽ có trong bài viết dưới đây của chúng tôi.

PMS là gì?

PMS là chữ viết tắt từ Property Management System có nghĩa là hệ thống quản lý tài sản. PMS là phần mềm quản lý đặt phòng của khách sạn và công việc hành chính. Các chức năng quan trọng nhất bao gồm hoạt động lễ tân, đặt chỗ, quản lý tỷ lệ và công suất thuê cũng như xử lý thanh toán.

Phần mềm PMS chủ yếu kiểm soát các giao dịch đặt phòng và tài chính. Ngoài ra còn có thể cho phép quản lý việc dọn phòng và quản lý nguồn nhân lực. Nói chung, PMS tạo điều kiện thuận lợi cho các quy trình chính trong khách sạn liên quan đến hoạt động bên trong và bên ngoài.

Hệ thống quản lý tài sản khách sạn đầu tiên được giới thiệu vào những năm 1970. Ngày nay, công nghệ PMS của khách sạn đã phát triển vượt bậc. PMS khách sạn hiện là một hệ thống hoạt động kinh doanh rất quan trọng. Nó cho phép các chủ khách sạn mang đến những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.

Có thể bạn chưa biết: Giải đáp thắc mắc: ERP là gì và có những vai trò gì cho công ty của bạn

Các mô-đun chính của hệ thống quản lý tài sản

Ngoài khái niệm PMS là gì, các mô-đun chính của hệ thống cũng cần phải làm rõ. Một hệ thống quản lý tài sản kết hợp nhiều môi trường làm việc trong một phần mềm duy nhất. Tùy thuộc vào nhà cung cấp, sự kết hợp của các mô-đun và chức năng có thể khác nhau. Tuy vậy, bất cứ hệ thống quản lý nào cũng phải có các mô-đun chính sau đây:

Đặt phòng

Đối với khách sạn, đặt phòng trực tuyến trong hầu hết các trường hợp là cách kinh doanh chính. PMS giúp quản lý đặt phòng trực tuyến, trở nên không thể thiếu trong hệ thống quản lý tài sản.

Các chức năng chính của phần đặt phòng bao gồm:

• Đặt phòng
• Thu thập các khoản thanh toán điện tử
• Quản lý kho phòng và phân bổ phòng để tránh đặt trước quá nhiều và đặt trùng phòng
• Gửi email thông báo cho khách sạn sau khi khách hoàn tất đặt phòng

Hoạt động lễ tân

Mô-đun này cho phép quản lý, cập nhật tình trạng đặt phòng và các khoản thanh toán. Khi khách đến khách sạn, họ muốn nhận phòng càng nhanh càng tốt. Sự hỗ trợ từ lễ tân là rất quan trọng trong trường hợp này. PMS có thể hỗ trợ quá trình này nhanh chóng hoàn thành.

Quản lý phòng

Một trong những khả năng PMS cung cấp là quản lý phòng. Với mô-đun này, quản lý có thể cập nhật trạng thái phòng được đặt ở hiện tại và tương lai. Với sự trợ giúp của mô-đun này, tình trạng phòng sẽ được cập nhật nhanh chóng. PMS tự động phân bổ các phòng và tạo điều kiện thay đổi phòng.

Mô-đun này bao gồm quản lý thẻ khóa điện tử, xử lý thanh toán và xuất biên lai cho khách. Ngoài ra, PMS cho phép người dùng thực hiện kiểm tra ban đêm và ca làm việc.

Có thể bạn chưa biết: Cagr là gì? Cagr đóng vai trò gì trong kinh doanh? Cách tính Cagr như thế nào?

Quản lý doanh thu

PMS là một bước tiến lớn trong việc cải thiện các chỉ số quản lý doanh thu của khách sạn. Đó là công suất thuê, doanh thu trên mỗi phòng và tỷ lệ trung bình hàng ngày. PMS có ý nghĩa rất lớn trong việc đánh giá tình hình tài chính của khách sạn.

Sử dụng các thuật toán, PMS giúp khách sạn định giá phòng dựa trên dữ liệu lịch sử trước đây. Nó cải thiện chiến lược giá và cập nhật giá trên tất cả các kênh phân phối để bán được nhiều phòng hơn với mức giá tối ưu.

Báo cáo và phân tích

Để theo dõi các quy trình và hiểu hiệu suất kinh doanh, hãy dựa vào số liệu phân tích. Trong đó, PMS có thể đóng vai trò như một công cụ kinh doanh thông minh.  PMS thu thập dữ liệu liên quan và cung cấp cho chủ khách sạn các loại báo cáo tự động.

Tùy thuộc vào loại phần mềm, PMS có thể tạo nhiều loại báo cáo như:

• Báo cáo kiểm toán ban đêm
• Báo cáo phòng và thuế
• Báo cáo kiểm toán ca

Hệ thống quản lý tài sản khách sạn mang đến những lợi ích gì?

Một hành trình du lịch bắt đầu bằng việc chọn điểm đến và đặt khách sạn. Khách hàng sẽ dựa vào quá trình đặt phòng, tương tác và trải nghiệm với khách sạn để quyết định đánh giá của mình. Với PMS, khách sạn có thể quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh của họ.

Quản lý dễ dàng, hiệu quả

PMS có ứng dụng hỗ trợ trên thiết bị di động. Từ đó nó cung cấp dịch vụ cho khách hàng của bạn ở mọi lúc, mọi nơi. Có thể liên hệ với nhân viên lễ tân để nhận và trả phòng ở bất cứ đâu có kết nối internet.

Tiết kiệm thời gian dọn phòng

PMS sẽ cập nhật tin tức thì trên di động khi khách hàng trả phòng. Từ đó việc dọn dẹp phòng trở nên linh hoạt hơn và rút gọn thời gian đáng kể. Nhân viên có thể xác định việc bảo trì phòng sạch sẽ và hoàn hảo cho vị khách tiếp theo.

Liên kết với hệ thống văn phòng của khách sạn

PMS kết nối với các hoạt động và quy trình tài chính của khách sạn. Từ đó tận dụng các tích hợp có sẵn cho các khoản phải thu, khoản phải trả, cổng thanh toán. Ngoài ra khách sạn có thể xử lý hoa hồng và các ứng dụng trong ngành, các thiết bị cơ sở hạ tầng. PMS có thông tin chính xác của khách để đảm bảo thanh toán nhanh hơn, chính xác hơn.

Đồng bộ dữ liệu khách hàng

Khi sử dụng PMS, khách sạn có thể tập trung và bảo mật dữ liệu khách hàng. Đồng thời còn cải thiện chất lượng, độ chính xác của hồ sơ khách bằng báo cáo và phân tích. Hiểu các hình thức mua của khách hàng để có thể xác định các gói và dịch vụ được yêu thích nhất. Từ đó khách sạn có thể đặt trọng tâm phát triển cho từng hạng mục ở mức khác nhau.  

Qua bài viết trên, hy vọng rằng bạn đọc đã hiểu PMS là gì, PMS hoạt động như thế nào. Chúng tôi mong rằng những thông tin trên sẽ hỗ trợ tốt cho những người đang kinh doanh khách sạn. Để đón đọc các bài viết tiếp theo, đừng quên truy cập mỗi ngày vào website của ReviewAZ nhé.

Có thể bạn chưa biết: M&A là gì? Có những hình thức M&A phổ biến nào hiện nay