Giải đáp thắc mắc: ERP là gì và có những vai trò gì cho công ty của bạn

Để phát triển một doanh nghiệp, công ty, cần rất nhiều giải pháp công nghệ hiện đại. Trong đó, hệ thống ERP nổi lên như một phần mềm đa chức năng, mang tới hiệu quả nhanh chóng và thông minh. Vậy ERP là gì? Vai trò của hệ thống này đối với những kế hoạch phát triển doanh nghiệp như thế nào? Trong bài viết dưới đây, chúng ta hãy cùng đi trả lời tất cả những vấn đề trên nhé.

Tìm hiểu về hệ thống ERP

Có thể với nhiều người, ERP vẫn còn thuộc khái niệm mới. Tuy nhiên nếu bạn đang hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, quản trị điều hành, thì ERP thực sự cần thiết và là trợ thủ đắc lực.

ERP là gì

ERP là một thuật ngữ kinh tế, được viết tắt bởi từ Enterprise Resource Planning, nghĩa là hoạch định nguồn lực cho doanh nghiệp.

Từ khi xuất hiện, đây đã được coi là giải pháp quản lý đa chức năng, có thể hỗ trợ mọi phòng ban để thu thập, lưu trữ và phân tích toàn bộ dữ liệu kinh doanh. Với một hệ thống ERP đã được lập trình sẵn, bạn có thể lập kế hoạch sản phẩm, tính toán chi phí, lên kế hoạch sản xuất. Ngoài ra, ERP còn lo các khâu cuối cùng như tiếp thị, cung cấp dịch vụ, phân phối sản phẩm và tiến hành thanh toán.

Sự phát triển của hệ thống ERP

Đối với thế giới, hệ thống ERP đã được ứng dụng nhuần nhuyễn và gắn bó với sự phát triển của nhiều tập đoàn lớn.

ERP được dùng cho toàn bộ doanh nghiệp, bao gồm cả các cơ quan chính phủ và tổ chức phi chính phủ. Hiện nay, thế hệ ERP II đã ra đời, giúp hỗ trợ hợp tác giữa các công ty, thay vì chỉ quản lý nội bộ như ở thế hệ cũ.

Còn ở tại Việt Nam, ERP thay thế những phần mềm quản lý nhỏ lẻ khác. Các công ty đã sử dụng ERP nhằm thống nhất phần mềm quản lý, lưu trữ khối lượng dữ liệu lớn và tiến hành trao đổi dữ liệu giữa các phòng ban với nhau.

Có thể bạn chưa biết: MOU là gì? Phân biệt MOU với hợp đồng chính thức

Các thành phần của một hệ thống ERP

Để hoạt động hiệu quả và nhuần nhuyễn như vậy, ERP đã được thiết kế rất công phu và tỉ mỉ. Những thành phần bên trong một hệ thống đều có vai trò quan trọng, giúp đảm bảo ERP hoạt động chính xác và hiệu quả.

4 thành phần quan trọng nhất mà ERP có chính là

Thành phần kế toán và tài chính

Kế toán và tài chính là khâu đầu tiên và quan trọng nhất của doanh nghiệp. Trong đó bao gồm nhiều yếu tố nhỏ lẻ hơn

• General Ledger: tài liệu ghi chép và tóm tắt những thay đổi tài chính doanh nghiệp
• Tài khoản phải trả: thống kê những tài khoản phải trả dữ liệu
• Những tài khoản có thể nhận được dữ liệu
• Tạp chí chung: các thông tin tài chính khái quát nhất
• Số dư dùng thử và các báo cáo tài chính
• Mã điều chỉnh ngân hàng
• Hệ thống quản lý tiền mặt và dự báo số dư mới
• Ngân sách đầu và ngân sách cuối

Sản xuất- phân phối sản phẩm

Tiếp theo là thành phần cũng không kém phần quan trọng: khâu sản xuất, phân phối:

• Hệ thống theo dõi việc mua bán, hàng tồn kho
• Theo dõi số serial
• Kiểm tra chất lượng sản phẩm
• Quản lý tồn kho
• Theo dõi bên giao hàng và điều phối giao hàng cho khách
• Theo dõi người lao động và các chi phí sản xuất phát sinh
• Tính tổng các chi phí sản xuất

Bán hàng

Điểm đặc biệt của ERP là tích hợp cả đơn vị kinh doanh bán hàng, từ khâu đầu tới khâu cuối:

• Tạo các đơn đặt hàng
• Xử lý đơn đặt hàng
• Tiến hành bán hàng online

Quản lý dịch vụ chăm sóc khách hàng

Cuối cùng, hệ thống có thành phần quản lý sản phẩm và dịch vụ chăm sóc khách hàng:

• Theo dõi những hoạt động hậu mãi đi kèm cùng với sản phẩm
• Thực hiện việc bảo hành, bảo trì
• Cung cấp các hợp đồng dịch vụ liên quan

Có thể bạn chưa biết: Inventory là gì? Inventory có ý nghĩa như thế nào với doanh nghiệp sản xuất?

Vai trò của hệ thống ERP đối với các doanh nghiệp như thế nào

Sau khi đã hiểu ERP là gì, bạn có thể tìm hiểu thêm về vai trò của hệ thống này.

Đây được coi như là một “phần mềm chống lưng” của doanh nghiệp, có thể nói tác dụng của ERP là vô cùng lớn. Đặc biệt khi ERP nâng cấp thêm nhiều phiên bản, với các tính năng thông minh, đã hỗ trợ doanh nghiệp quản lý, điều hành hiệu quả.

Một số vai trò mà ERP mang lại đó là

Hỗ trợ kiểm soát thông tin của khách hàng

Thông tin của khách hàng là yếu tố trung tâm, giúp cho việc kinh doanh được thuận lợi hơn.

Toàn bộ dữ liệu của ERP đều nằm tập trung ở một nơi. Do đó, tất cả nhân viên trong doanh nghiệp đều có thể truy cập vào và xem thông tin khách hàng. Nếu là quản trị viên, bạn còn có thể thay đổi thông tin này. Khi nắm thông tin khách trong tay, bên cung cấp sản phẩm sẽ dễ dàng dựa vào đặc điểm, nhu cầu để đẩy mạnh doanh số bán hàng.

Đẩy nhanh tốc độ sản xuất, cung cấp hàng hóa và mảng dịch vụ

ERP là một công cụ tự động hóa, có thể hỗ trợ bạn tất cả 4 khâu trong quy trình sản xuất. Bên cạnh đó, việc chỉ sử dụng một phần mềm duy nhất giúp quá trình sản xuất được nhanh chóng hơn, tiết kiệm chi phí hơn và tăng năng suất lao động. Doanh nghiệp cũng không cần một lượng nhân sự lớn để luân chuyển từ khu vực này sang khu vực khác.

Kiểm tra chất lượng và quản lý dự án

Hệ thống ERP có thể đóng vai trò kiểm tra, giám sát để đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ sản phẩm. Sau đó, hệ thống sẽ lên kế hoạch, phân bổ nguồn nhân lực hợp lý theo tiến độ dự án.

ERP ở phiên bản nâng cao còn dễ dàng kiểm tra thế mạnh của từng nhân viên để gán họ vào các dự án tương ứng.

Kiểm soát lượng tồn kho

Toàn bộ thông tin kinh doanh đều có trong hệ thống ERP. Nhờ đó mà ERP dễ dàng nắm được trong kho có tổng bao nhiêu hàng, đã có bao nhiêu sản phẩm được tiêu thụ và số lượng còn lại.

Vì thế mà các công ty dễ dàng thực hiện điều phối, sắp xếp, quản lý lại kho hàng, chỉ nhập thêm hàng khi cần thiết.

Như vậy, hệ thống ERP trở thành một biện pháp quản lý vô cùng tiết kiệm, nhanh chóng, tối ưu mà mọi doanh nghiệp cần trang bị.

Hy vọng bài viết vừa rồi đã giúp bạn hiểu được ERP là hệ thống như thế nào. Để tham khảo thêm các kiến thức mới khác, xin mời bạn cập nhật liên tục bài viết từ ReviewAZ. Đây là trang web chuyên cung cấp thông tin về mọi lĩnh vực trong đời sống uy tín và chất lượng hiện nay.

Có thể bạn chưa biết: M&A là gì? Có những hình thức M&A phổ biến nào hiện nay