SOP là gì? Cẩm nang cung cấp những thông tin cần thiết về SOP

SOP là một thuật ngữ không còn xa lạ với nhiều người hiện nay. Chúng được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, nhiều hoạt động lao động, sản xuất. Vậy thực chất SOP là gì? Chúng có ý nghĩa như thế nào trong cuộc sống cũng từng lĩnh vực cụ thể. Để giải đáp cho mọi thắc mắc nêu trên, hãy cùng ReviewAZ tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Những thông tin chung về SOP

Cuộc sống ngày càng hiện đại, con người ngày càng có những yêu cầu khắt khe hơn về các dịch vụ, hàng hóa xung quanh. Điều đó đặt ra một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp/đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ: Làm thế nào để không ngừng nâng cao chất lượng, tạo được niềm tin, uy tín đối với người tiêu dùng. Từ đó, SOP được nhắc đến mỗi ngày. Vậy thực chất, SOP là gì?

SOP là gì?

Về khái niệm, SOP là viết tắt của một cụm từ có nghĩa tiếng Anh - Standard Operating Procedure. Chúng có nghĩa là quy trình thao tác chuẩn. SOP được sử dụng nhiều trong các lĩnh vực dịch vụ, nhằm mô tả một hệ thống quy trình nhất định được ra đời để hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc. Từ đó, nâng cao hiệu quả chuyên môn, khẳng định uy tín và sự chuyên nghiệp trong công việc.

Mục đích sử dụng SOP

Có thể nói, SOP được ứng dụng linh hoạt trong nhiều lĩnh vực khác nhau như khách sạn, nhà thuốc, sản xuất, logistic. Về bản chất, mỗi lĩnh vực đều có sự khác biệt, tuy nhiên chúng được nhắc đến với một số mục đích cơ bản, xuyên suốt như sau:

• Giúp con người dễ dàng làm quen, tiếp cận với môi trường, với công việc, nhất là trong môi trường làm việc mới, với nhân viên mới.
• Tiết kiệm thời gian làm việc, nâng cao hiệu quả công việc.
• Thực hành tiết kiệm, hạn chế tối đa việc lãng phí tiền bạc, của cải cũng như các nguồn tài nguyên khác trong công việc. Sử dụng tiền bạc, nguyên vật liệu, vật tư sản xuất một cách hợp lý, thông minh hơn
• Tuân thủ quy trình đúng theo SOP sẽ giúp công việc đạt hiệu quả cao, đào tạo đội ngũ nhân lực chất lượng cả về thái độ và trình độ.

SOP trong sản xuất có điểm gì đặc biệt?

Trong sản xuất, SOP thể hiện vai trò rất quan trọng, được các công ty, doanh nghiệp chú trọng đầu tư. Một quy trình SOP chuẩn có ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của mỗi đơn vị.

Về định nghĩa

Về bản chất, SOP vẫn giữ nguyên định nghĩa. Tuy nhiên, tính riêng trong lĩnh vực này, SOP có nghĩa là bảo đảm quá trình sản xuất, phân phối sản phẩm ra thị trường đúng yêu cầu, kế hoạch đã đề ra. Tất cả phải được thực hiện theo quy trình nghiêm ngặt do công ty/doanh nghiệp đặt ra từ trước, giảm thiểu tối đa những sai sót.

Từ đó, đội ngũ nhân công cũng hiểu thêm về công việc, hiệu suất làm việc gia tăng, nâng cao doanh thu.

Về vai trò

Trong sản xuất, thực hiện theo đúng SOP sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các bên liên quan, nhất là doanh nghiệp và công nhân:

• Giảm thời gian, nâng hiệu suất khi làm việc.
• Tạo dựng uy tín và sự chuyên nghiệp, được tiếp cận thêm nhiều khách hàng mới.
• Tạo cơ hội hợp tác với nhiều đối tác uy tín trên thị trường.
• Xây dựng và duy trì vị thế của công ty/doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất.
• Nâng cao ý thức làm việc của đội ngũ nhân viên.
• Nâng cao thu nhập cho nhân viên.
• Đào tạo đội ngũ nhân viên có ý thức tốt, không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn.

Có thể bạn chưa biết: Debit note là gì? Các cách trình bày debit note phổ biến nhất hiện nay

SOP trong dịch vụ khách sạn là gì?

Bên cạnh lĩnh vực sản xuất, SOP còn được ứng dụng phổ biến hơn trong dịch vụ nhà hàng - khách sạn. Đây là ngành có sự cạnh tranh mạnh mẽ. Nếu không cải tiến và thay đổi từng ngày, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng tụt hậu, bị tẩy chay. Trong phần tiếp theo, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những thông tin này.

Định nghĩa SOP trong ngành dịch vụ khách sạn

Trong ngành dịch vụ khách sạn, SOP có nghĩa là gì? Trong lĩnh vực này, SOP đề cập đến việc các nhà quản lý xây dựng quy trình chuẩn làm việc riêng đối với mỗi bộ phận trong khách sạn. Lễ tân, nhân viên dọn phòng,... đều có những cách thức làm việc khác nhau. Từ đó, nhân viên dễ dàng nắm bắt, thực hiện công việc đúng theo hướng dẫn, làm việc cho hiệu suất cao.

Lợi ích sử dụng SOP trong dịch vụ khách sạn

Là dịch vụ đặc thù nên việc xây dựng SOP cũng có những điểm khác biệt tùy theo chất lượng khách sạn, cách quản lý nhân viên của giám đốc, cũng như bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, lợi ích của SOP trong dịch vụ này vẫn được duy trì, cụ thể như sau:

• Nhân viên nhanh chóng tiếp cận công việc, làm việc hiệu quả, đặc biệt là nhân viên mới.
• Đội ngũ quản lý dễ dàng nắm bắt thế mạnh của từng người, phân chia công việc một cách hợp lý, đúng sở trường.
• Là công cụ hỗ trợ đội ngũ quản lý, bộ phận nhân sự đánh giá khách quan khả năng của từng người, bình xét khen thưởng, phê bình hợp lý.
• Hỗ trợ người làm quản lý dễ dàng nắm bắt tổng thể nội dung công việc cũng như tiến độ thực hiện của từng nhân viên.

Có thể bạn chưa biết: CIF là gì? Trách nhiệm của các bên liên quan khi sử dụng CIF

SOP trong hoạt động logistic là gì?

Cuộc sống ngày càng phát triển, dịch vụ logistic - vận tải hàng hóa, chuỗi cung ứng đã không còn xa lạ với khách hàng. Không ngoại lệ, trong lĩnh vực này, SOP cũng được vận dụng một cách linh hoạt, đem lại nhiều giá trị cho đơn vị/doanh nghiệp cũng như nhân lực làm việc logistic.

Định nghĩa SOP là gì trong logistic

Định nghĩa SOP xét riêng trong lĩnh vực logistic cũng có những thay đổi rõ rệt. Chúng bao gồm toàn bộ những công đoạn liên quan đến hàng hóa như đóng gói, vận chuyển, nhập kho bảo quản, xuất kho, vận chuyển đến người tiêu dùng,... Đối với doanh nghiệp, logistic đóng vai trò vô cùng quan trọng. Vì vậy, SOP luôn được tập trung đầu xư, xây dựng một quy trình hoạt động chuyên nghiệp và hiệu quả. Xây dựng SOP tốt giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, cải thiện chất lượng đội ngũ nhân viên, duy trì vị thế vững chắc trên thị trường.

Quy trình thực hiện SOP chuẩn trong hoạt động logistic

Tùy theo doanh nghiệp, tính chất hàng hóa, mô hình hoạt động, SOP trong hoạt động logistic cũng có những sự thay đổi cho phù hợp. Tuy nhiên, quy trình xây dựng và thực hiện SOP vẫn cần tuân thủ quy trình gồm những bước cơ bản sau:

• Phân tích đối tượng khách hàng.
• Dự báo nhu cầu tiêu thụ hàng hóa.
• Lên kế hoạch với bộ phận sản xuất.
• Nắm bắt thông tin trong phân phối hàng hóa.
• Kiểm soát lượng hàng lưu kho.
• Chuẩn bị, vận chuyển nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.
• Giám sát, kiểm định quy trình đặt hàng.
• Khảo sát địa điểm nhà máy và kho.
• Tiến hàng hóa.
• Đóng gói, xếp dỡ hàng và vận chuyển đến kho.
• Phân loại hàng hóa để sẵn sàng trong khâu phân phối.

Trên đây là một số thông tin giải đáp thắc mắc SOP là gì. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng cung cấp đến bạn đọc một số điều cần biết khi áp dụng SOP trong hoạt động sản xuất, dịch vụ khách sạn và logistic. Đây là 3 lĩnh vực mà SOP thể hiện vai trò quan trọng nhất, cần thiết nhất, cần được đầu tư một cách mạnh mẽ và giám sát từng ngày. Hy vọng rằng, thông qua bài viết, bạn đọc đã có cái nhìn tổng quan, chính xác nhất về khái niệm này.

Có thể bạn chưa biết: CO là gì? Hướng dẫn thực hiện thủ tục xin cấp CO